Anhang F: Checklisten und Jahresplan
F1: Checkliste Elternabend
Vorbereitung (drei bis vier Wochen vorher)
- Termin mit der Klassenlehrkraft abstimmen; Schulkalender, Ferien, Feiertage und Parallelklassen prüfen
- Raum reservieren (Sekretariat, Hausmeisterei); alternativer Ort geklärt
- Themen sammeln: Wünsche der Eltern, der Lehrkräfte, des Schulelternrates
- Gäste anfragen (Fachlehrkräfte, Schulsozialarbeit, Beratungslehrkraft, Förderverein, Referent:innen)
- Tagesordnung erstellen: wenige Punkte, Schwerpunkt zuerst, Zeit für „Verschiedenes"
- Entscheiden, ob Schüler:innen teilnehmen
Einladung (zehn bis vierzehn Tage vorher)
- Einladung mit Art der Versammlung, Datum, Uhrzeit, Ort, Tagesordnung, Absender, Rückmeldemöglichkeit
- Bei Wahlen: Frist von zehn Tagen, Ämter genannt, Empfangsbestätigung
- Verteilung über das Schulportal, das Sekretariat oder die Kinder; Stellvertretung informiert
- Persönliche Ansprache von Eltern, die selten kommen; Kontakteltern aktivieren
- Bei Bedarf Kurzfassung in einfacher Sprache oder weiteren Sprachen
Am Tag selbst
- Anwesenheitsliste, Namensschilder, Stifte, Plakate oder Tafel, gegebenenfalls Beamer
- Sitzordnung in Kreis- oder Hufeisenform
- Getränke, gegebenenfalls Kleinigkeiten zum Essen
- Protokollführung festlegen
- Pünktlich beginnen, Zeitplan im Blick behalten, pünktlich enden
- Nächsten Termin und Themen vereinbaren
Nachbereitung (innerhalb einer Woche)
- Ergebnisprotokoll an alle Eltern und die Klassenlehrkraft; Punkte von allgemeiner Bedeutung an den Schulelternrat
- Vereinbarte Aufgaben und Termine nachhalten
- Anwesenheitsliste auswerten; fehlende Eltern gezielt informieren
F2: Checkliste für neu gewählte Vorsitzende der Klassenelternschaft
- Kontaktdaten der Eltern der Klasse von der Schule erhalten (§ 31 Abs. 1 NSchG); Einwilligung für eine Klassenliste einholen
- Verteiler einrichten (Schulportal oder E-Mail in Blindkopie)
- Kontakt zur Klassenlehrkraft: Erreichbarkeit, Sprechzeiten, Absprachen zu Elternabenden
- Termine des Schulelternrates notieren; Geschäftsordnung des Schulelternrates lesen
- Mit der Stellvertretung und den Elternvertreter:innen in der Klassenkonferenz Aufgaben verteilen
- Informationsabend des Schulelternrates oder des Kreis-/Stadtelternrates für neue Elternvertreter:innen besuchen
- Rechtsgrundlagen griffbereit: §§ 88 bis 100 NSchG, Elternwahlordnung, Schulordnung der Schule
- Erste Elternabende planen (drei bis vier im Schuljahr)
F3: Checkliste für den Vorstand des Schulelternrates zu Beginn der Wahlperiode
- Konstituierende Sitzung innerhalb von zwei Monaten nach den Sommerferien (Einladungsfrist zehn Tage, Ämter benennen)
- Vor der Sitzung alle Eltern der Schule auf die Wahl der Vertreter:innen für Schulvorstand und Konferenzen hinweisen
- Geschäftsordnung prüfen und beschließen (Videokonferenz-Regelung, Öffentlichkeit, Fristen)
- Amtszeit der Vertreter:innen im Schulvorstand festlegen (ein oder zwei Schuljahre)
- Mitglied und Stellvertretung (oder Delegierte) für den Gemeinde-, Stadt- oder Kreiselternrat wählen und der Kommune melden
- Wahlergebnisse mit Niederschrift, Anwesenheitsliste und Stimmzetteln an die Schulleitung
- Liste der Mitglieder und gewählten Vertreter:innen führen; Kontaktdaten der Klassenelternvorsitzenden von der Schule erhalten
- Sitzungstermine für das Schuljahr festlegen und veröffentlichen
- Informationsabend für neue Elternvertreter:innen organisieren; Patenschaften anregen
- Fortbildung für Elternvertreter:innen im Schulvorstand über Elterntrainer:innen des Kreis-/Stadtelternrates anfragen; Kostenübernahme klären
- Kontakt zu Schülerrat und Förderverein aufnehmen
F4: Jahresplan der Elternarbeit
Das Schuljahr der Elternarbeit im Überblick.
Die Angaben beziehen sich auf ein Schuljahr mit Wahlen (alle zwei Jahre). In Zwischenjahren entfallen die Wahlen, die übrigen Termine bleiben.
| Zeitraum | Klassenelternschaft | Schulelternrat | Elternräte oberhalb der Schule |
|---|---|---|---|
| Ende der Sommerferien bis 4 Wochen danach | Wahlversammlungen in den Klassen (Einladung durch die Klassenlehrkraft, Frist 10 Tage) | Bisheriger Vorstand bereitet die konstituierende Sitzung vor | |
| bis 2 Monate nach den Sommerferien | Erste reguläre Elternabende, Klassenlisten, Verteiler | Konstituierende Sitzung: Vorstand, Schulvorstand, Konferenzen, Ausschüsse, Mitglied für Gemeinde-/Stadt-/Kreiselternrat; Geschäftsordnung | Wahlen zum Landeselternrat nur im Jahr des Amtszeitendes |
| bis 3 Monate nach den Sommerferien | Informationsabend für neue Elternvertreter:innen | Wahl der Gemeinde-, Stadt- und Kreiselternräte (Einladung durch Gemeinde oder Landkreis); Vorstandswahl | |
| Oktober bis Dezember | Elternabend zu Halbjahresthemen; Weihnachtsaktionen | Sitzung: Haushaltsplan der Schule (Schulvorstand), Lernmittelausleihe, Ganztag | Erste Sitzungen; Vorschläge für die kommunalen Schulausschüsse nach Kommunalwahlen |
| Januar bis März | Elternabend nach den Halbjahreszeugnissen; Übergänge (Klasse 4, Klasse 10) | Sitzung: Berichte aus Konferenzen und Schulvorstand, Anhörung zu Schulprogramm und Leistungsbewertung | Schulentwicklungsplanung, Anhörungen des Schulträgers |
| April bis Juni | Elternabend zu Klassenfahrt, Festen, Rückblick; Terminplanung fürs neue Schuljahr | Sitzung: Rückblick, Entlastung der Schulleitung im Schulvorstand, Vorbereitung der Wahlen | Versammlung des Landeselternrates mit den Kreis- und Stadtelternräten |
| laufend | Protokolle, Rundschreiben, Kontakt zur Klassenlehrkraft | Berichte in die Klassen, Kontakt zu Schulleitung, Schülerrat, Förderverein | Berichte in die Schulelternräte |